Eerder heb je al kunnen lezen hoe waardevol functiedifferentiatie kan zijn voor het verminderen van werkdruk binnen zorgorganisaties. Het verbetert de inzet van zorgpersoneel, verhoogt de werktevredenheid én draagt bij aan betere patiëntenzorg. Maar waar begin je? Dit stappenplan helpt je om functiedifferentiatie gestructureerd én haalbaar te implementeren met behulp van studenten. Geen ellendig traject met dikke rapporten, maar praktische keuzes die direct verlichting brengen op de werkvloer. Niet reorganiseren om het reorganiseren, maar slim organiseren. Zodat je zorgteam kan doen waar ze goed in zijn, en jij overzicht houdt. Slimmer organiseren begint met één goede stap. Deze zes dus:
In 6 stappen naar functiedifferentiatie in jouw zorgorganisatie met studenten
Stap 1: Breng het huidige werk in kaart
Voordat je iets verandert, moet je eerst weten hoe het nu loopt. Analyseer welke taken er per functie en afdeling worden uitgevoerd. Waar gaat onnodig veel tijd in zitten? En welke taken vragen eigenlijk geen specialistische zorgkennis? Denk aan bedden opmaken, maaltijdondersteuning, administratie of het opruimen van materialen. Betrek je zorgprofessionals actief bij deze stap: zij weten precies wat er speelt op de werkvloer. Hun input maakt je analyse niet alleen realistischer, maar zorgt er ook voor dat de veranderingen later beter worden gedragen.
Stap 2: Kies afdelingen en taken die geschikt zijn voor studenten
Niet elke afdeling leent zich meteen voor functiedifferentiatie, en dat is oké. Het draait om slim kiezen. Kijk naar afdelingen waar structuur, begeleiding en duidelijke taakafbakening mogelijk is. Focus op werkzaamheden die wél belangrijk zijn, maar weinig risico of complexiteit met zich meebrengen. Denk aan lichte ADL, welzijnstaken, ondersteuning bij dagbesteding of huishoudelijke hulp. Met deze praktische insteek ontdek je al snel dat er meer afdelingen geschikt zijn dan je vooraf dacht.
Tip! Gebruik de SUSA-beslisboom om te kijken of functiedifferentiatie geschikt is voor jouw taken. Download hem hier.
Stap 3: Maak duidelijke functieprofielen en takenpakketten
Zodra je weet welke taken studenten kunnen overnemen, is het tijd om het concreet te maken. Wat mogen ze wel doen? Wat juist niet? En wat wordt er van hen verwacht op de werkvloer? Denk daarbij niet alleen in taken, maar ook in eigenschappen zoals zelfstandigheid, stressbestendigheid of sociale vaardigheden. Zo voorkom je mismatches en weet iedereen waar die aan toe is. Gebruik onze speciale SUSA-profielen zoals Zorgassistent of Plus als uitgangspunt om tijd te besparen én aan te sluiten op bekende kaders!
Stap 4: Investeer in training en begeleiding
Als je studenten inzet in de zorg, wil je dat ze stevig in hun schoenen staan. Geef ze daarom een goede start met een onboarding die past bij hun rol. Denk aan basiskennis over hygiëne, omgang met bewoners en eenvoudige zorgtaken. Dat hoeft geen dagenlang traject te zijn, als het maar praktisch en relevant is.
Wil je studenten zonder zorgopleiding meer verantwoordelijkheden geven? Dan kunnen ze na korte trainingen of met certificaten extra taken op zich nemen. Denk aan een ADL-training, een slikcursus of een tilliftcertificaat. Deze trainingen kunnen eenvoudig via onze opleidingspartner worden geregeld, zodat studenten helemaal klaar zijn voor de werkvloer.
Zorg daarnaast voor vaste aanspreekpunten en korte lijnen met het team. Zo voelen studenten zich betrokken, durven ze vragen te stellen en kunnen ze écht iets betekenen in de dagelijkse zorg.
Stap 5: Zorg voor een flexibel rooster (of werk met SUSA’s Poolconcept)
Studenten leven in de zesde versnelling: colleges, tentamens, stages, sociale plannen en een bijbaan. Flexibiliteit is dus geen nice-to-have, maar pure noodzaak. Zorg daarom dat je roosters hierop aansluiten. Dat kan intern, maar je kunt ook kiezen voor persoonlijke hulp van SUSA. Daarmee stem je de inzet van studenten automatisch af op hun beschikbaarheid, zonder dat je planningsteam er extra werk aan heeft. Het resultaat? Altijd getrainde krachten paraat, precies wanneer jij ze nodig hebt. Wel zo handig in een sector waar elke hand telt.
Stap 6: Blijf evalueren en optimaliseren
Functiedifferentiatie is geen eenmalig project, maar een proces dat meebeweegt met je organisatie. Plan daarom regelmatig evaluatiemomenten in. Wat werkt goed op de werkvloer? Waar is bijsturing nodig? En hoe ervaren studenten hun rol? Door zowel je team als de studenten actief te betrekken bij deze gesprekken, houd je de lijnen kort én haal je waardevolle inzichten op. Deel ook zeker de successen! Niks werkt zo goed als positieve bekrachtiging. Zo groeit functiedifferentiatie stap voor stap mee met je organisatie, steeds een beetje slimmer, sterker en duurzamer.
Hoe nu verder?
Je hoeft niet te wachten op de ideale omstandigheden. De perfecte start bestaat niet en dat hoeft ook niet. Met deze zes stappen geef je functiedifferentiatie vorm op een manier die past bij jouw organisatie. Ze geven je richting én rust. Begin klein, kijk wat werkt, en bouw van daaruit verder. Probeer dit bijvoorbeeld met onze functiedifferentiatie checklist! Want functiedifferentiatie is geen eenmalige actie, maar een manier van kijken naar werk. En die manier kun je vandaag al kiezen.
Meer weten over functiedifferentiatie?
In onze whitepaper lees je hoe je studenten zonder zorgopleiding nú al inzet binnen jouw team. Inclusief praktijkvoorbeelden van functiedifferentiatie bij Philadelphia, én een handig 6-stappenplan voor implementatie.
Download nu de whitepaper en ontdek hoe jouw organisatie klaar kan zijn voor de zorgarbeidsmarkt van 2025!
