Wtta voor inleners: dit verandert er in jouw organisatie

Als inlener heb je veel ruimte in hoe je je inhuur organiseert. Je kiest je leveranciers op basis van wat het beste past bij jouw operatie. Met de komst van de Wtta verandert dat uitgangspunt. Vanaf 2028 mag je alleen nog samenwerken met uitzenders die een geldige toelating hebben. Daarmee wordt compliance een harde voorwaarde om überhaupt personeel te kunnen inzetten. Dat heeft directe gevolgen voor je inhuurstrategie. De beschikbaarheid van personeel hangt straks samen met de vraag of een leverancier zijn toelating behoudt. Valt die weg, dan stopt ook de inzet. 

De consequentie zit dus niet alleen in wetgeving, maar in continuïteit. De zekerheid van je bezetting wordt mede bepaald door hoe goed je partners hun processen op orde hebben en toegelaten blijven. 

Een van de grootste veranderingen zit in de rol van data. De uitzender moet aantonen dat alles klopt, maar kan dat alleen met de informatie die jij aanlevert. De kwaliteit, volledigheid en snelheid van die input worden daarmee bepalend. 

Het gaat om informatie die je nu ook al vastlegt, maar waar straks andere eisen aan worden gesteld. Functies moeten scherp en eenduidig zijn beschreven, zodat de juiste cao en inschaling toegepast kunnen worden. Beloningsafspraken moeten volledig en schriftelijk bevestigd zijn, inclusief periodieken, toeslagen, ADV-compensatie en loonsverhogingen. 

De grootste verandering zit in de urenregistratie. Een totaaloverzicht van gewerkte uren volstaat niet meer. Er moet inzicht zijn in exacte begin- en eindtijden, inclusief pauzes en afwijkingen. Die data moet bovendien consistent en controleerbaar zijn. 

Deze informatie vormt het fundament onder de hele keten. Op basis hiervan worden loonberekeningen gemaakt, facturen opgesteld en afdrachten gedaan. Als hier iets niet klopt of ontbreekt, werkt dat direct door in de rest van het proces. De Wtta legt daar een vergrootglas op. 

Daarmee verschuift jouw rol. De informatie die jij aanlevert vormt de onderbouwing waarmee een uitzender zijn compliance aantoont. 

De controle vindt plaats bij de uitzender, maar jouw organisatie speelt daarin een directe rol. Tijdens een audit moet de uitzender kunnen laten zien dat alle informatie klopt én herleidbaar en reproduceerbaar is. Op elk moment moet duidelijk zijn hoe een loonberekening of factuur tot stand is gekomen, op basis van de brondata die jij hebt aangeleverd. 

Dat betekent dat informatie niet alleen aanwezig moet zijn, maar ook op een consistente manier vastligt en terug te volgen is. Er moet een sluitende audittrail zijn van hoe data wordt vastgelegd, gedeeld en verwerkt. Als die keten niet klopt, kan de uitzender dat niet onderbouwen richting de inspectie. 

Binnen dat proces speelt ook snelheid een belangrijke rol. Een inspectie- en herstelcyclus moet binnen 75 werkdagen worden afgerond, waarbij een deel van die tijd nodig is om eventuele fouten te herstellen. De snelheid waarmee jij informatie aanlevert heeft daardoor direct invloed op het proces van de uitzender. 

De manier van werken verandert daarmee zichtbaar. Vertrouwen alleen is niet meer voldoende; informatie moet aantoonbaar kloppen en beschikbaar zijn op het moment dat het nodig is. Dat vraagt om processen die op elkaar aansluiten en data die op elk moment opnieuw te herleiden is. 

De afhankelijkheid in de keten wordt met de Wtta een stuk zichtbaarder. Alles begint bij de juiste invoer. Vanuit daar loopt het proces door naar loon, facturatie en afdrachten. Gaat het aan het begin mis, dan werkt dat door in de rest van de keten. Een verkeerde functiegroep of onvolledige urenregistratie kan uiteindelijk leiden tot foutieve betalingen of afdrachten. Dat blijft niet zonder gevolgen. Als een uitzender dit niet kan onderbouwen of corrigeren, kan dat impact hebben op zijn toelating. En daarmee indirect op jouw mogelijkheid om personeel in te zetten. 

De impact van de Wtta landt op meerdere plekken in je organisatie, maar vooral daar waar de input vandaan komt. Denk aan de operatie en HR, waar informatie over functies, inzet en uren wordt vastgelegd. 

Die informatie moet straks niet alleen kloppen, maar ook volledig en consistent zijn. Dat vraagt om duidelijkere afspraken en een manier van werken waarin minder ruimte is voor interpretatie of losse vastlegging. In sommige gevallen raken ook andere afdelingen aangehaakt, bijvoorbeeld bij de inrichting van systemen of het vastleggen van afspraken. Hoe groot die impact is, hangt af van hoe je je inhuur nu hebt georganiseerd. 

Wat in alle gevallen verandert, is de manier van samenwerken met je uitzender. De nadruk komt meer te liggen op hoe informatie wordt vastgelegd en uitgewisseld, en minder op losse overdracht of aannames. 

De verandering rondom de Wtta is al in volle gang. Uitzenders zijn bezig om hun processen, systemen en samenwerking opnieuw in te richten om aan de nieuwe eisen te voldoen. 

In die fase word je als inlener aangehaakt waar dat nodig is, bijvoorbeeld bij het afstemmen van informatie of het vastleggen van afspraken. Dat zijn de momenten waarop duidelijk wordt hoe goed processen op elkaar aansluiten en waar nog stappen nodig zijn. 

De echte impact wordt zichtbaar vanaf 2028. Dan wordt duidelijk welke partijen hun toelating op orde hebben en met wie je kunt blijven samenwerken. Dat moment bepaalt uiteindelijk hoe flexibel en zeker je je personeelsinzet kunt organiseren. 

De overgang naar het nieuwe toelatingsstelsel vraagt om een partner die vooruitkijkt. Ook bij SUSA zijn we volop bezig om onze processen, systemen en data-uitwisseling in lijn te brengen met de eisen van de Wtta. Daarin zullen we nauw samenwerken met onze opdrachtgevers. Juist omdat jouw input een steeds grotere rol speelt, zorgen we dat de samenwerking daarop ingericht is. 

Benieuwd wat dit betekent voor jouw organisatie en hoe we dit samen goed organiseren richting 2027 en daarna? We gaan daar graag met je over in gesprek.