5 uitdagingen binnen ziekenhuizen die vragen om een andere inrichting van werk

Ziekenhuizen opereren al jaren in een spanningsveld waarin de zorgvraag blijft groeien, terwijl het beschikbare personeel niet in hetzelfde tempo meebeweegt. Prognoses laten zien dat de sector richting 2031 afstevent op een tekort van ongeveer 135.000 medewerkers (Zorgvisie, 2024).  

Voor jou als manager betekent dit dat traditionele oplossingen steeds minder effectief worden. Extra capaciteit vinden is lastig, terwijl de vraag naar zorg onverminderd hoog blijft. Daardoor verschuift de uitdaging van “meer mensen” naar slimmer organiseren. 

Zonder goed inzicht in hoe werk daadwerkelijk wordt uitgevoerd, wordt het lastig om hier effectief op te sturen. In veel organisaties is er wel een beeld van hoe processen zouden moeten lopen, maar ontbreekt overzicht van hoe tijd en capaciteit in de praktijk worden ingezet. Daardoor blijven keuzes over inrichting en inzet vaak gebaseerd op aannames. 

In de praktijk zie je binnen veel ziekenhuizen dat taken en rollen geleidelijk door elkaar heen zijn gaan lopen. Verpleegkundigen en andere zorgprofessionals pakken werkzaamheden op die niet altijd aansluiten bij hun functie, simpelweg omdat het werk gedaan moet worden.  

Denk aan administratieve handelingen, het regelen van materialen, het coördineren van praktische zaken op de afdeling of het ondersteunen bij basiszorg. Deze verschuiving ontstaat vaak organisch, vanuit de dagelijkse druk op de afdeling. Wat begint als een praktische oplossing, groeit uit tot een structurele manier van werken. 

Het gevolg is dat schaarse capaciteit niet optimaal wordt benut. Hoogopgeleide professionals besteden een deel van hun tijd aan werkzaamheden die niet direct bijdragen aan waar zij het meeste waarde toevoegen. Tegelijk blijft het lastig om precies te benoemen waar het knelpunt zit, omdat een objectief overzicht ontbreekt. 

Door de aanhoudende personeelstekorten en de groeiende zorgvraag ervaren veel zorgprofessionals een structureel hoge werkdruk. Uit de Staat van de Arbeidsmarkt Ziekenhuizen 2024 blijkt dat 41% van de medewerkers deze als “te hoog” of “veel te hoog” ervaart (AZWinfo, 2024). Die druk maakt het lastig om naast de dagelijkse patiëntenzorg tijd vrij te maken voor verbeterprojecten. Het gesprek over hoe het slimmer kan, wordt wel gevoerd, maar het ontbreekt vaak aan ruimte én aan de feitelijke inzichten die nodig zijn om structurele verbeteringen door te voeren. 

Digitalisering speelt een steeds grotere rol binnen de zorg. Ziekenhuizen investeren in moderne EPD-systemen, slimme workflow-tools en zetten de eerste stappen in het toepassen van AI. Deze ontwikkelingen bieden veel potentie, maar vragen wel om een goed begrip van de dagelijkse praktijk. Zonder helder inzicht in hoe werkzaamheden werkelijk zijn georganiseerd, bestaat het risico dat digitale oplossingen niet goed aansluiten op de realiteit van de werkvloer. Technologie kan processen ondersteunen of versnellen, maar de toepassing moet gebaseerd zijn op inzicht in wat er daadwerkelijk gebeurt. 

De arbeidsmarktkrapte is groot binnen de zorg. Werkgevers in deze sector behoren tot de groep die het sterkst wordt geraakt door personeelstekorten, met stijgende aantallen openstaande vacatures en een blijvend groeiende vraag naar personeel (HRMorgen, 2024; Nu.nl, 2024). Dit maakt de strijd om jong talent extra urgent: nieuwe medewerkers zijn hard nodig, terwijl instroom niet vanzelfsprekend is. 

Projecten waarin studenten deelnemen aan onderzoek, dataverzameling of verbetertrajecten helpen niet alleen om teams en experts nu te ondersteunen, maar laten studenten ook kennismaken met de praktijk en de maatschappelijke betekenis van het werk. Dat vergroot de kans dat zij voor een loopbaan in de zorg kiezen, wat op langere termijn essentieel is om de sector te versterken. 

De uitdagingen binnen ziekenhuizen zijn duidelijk en zullen de komende jaren alleen maar toenemen. De vraag is dus niet óf je moet veranderen, maar waar je begint. In de praktijk zie je dat organisaties die echt stappen zetten, eerst scherp krijgen hoe het werk daadwerkelijk wordt uitgevoerd en hoe capaciteit wordt ingezet. Vanuit dat inzicht ontstaan pas de juiste keuzes over taakverdeling, teaminrichting en de inzet van mensen. Juist doordat die basis klopt, ontstaat er ruimte om werk slimmer te organiseren, de druk op teams te verlagen en gericht te bouwen aan een organisatie die beter aansluit op de zorgvraag van vandaag én morgen.