Meer grip op werkdruk in de zorg? Begin met kijken wat er écht gebeurt

Maaike houdt zich dagelijks bezig met het verbeteren van processen en teaminrichting in de zorg. Wat zij vaak ziet, is dat organisaties wel weten dát er iets moet veranderen, maar niet precies waar ze moeten beginnen. Zoals ze zelf zegt: “Je kunt van alles bedenken, maar als je niet weet hoe het werk in de praktijk verdeeld is, ga je sturen op aannames.” Daarom start CC zorgadviseurs altijd met het tot in detail in kaart brengen van werkzaamheden. Wat doen mensen gedurende een dienst? Waar gaat hun tijd naartoe? En welk werk hoort eigenlijk bij welk functieniveau? Pas als dat inzicht er is, ontstaat er ruimte voor echte keuzes.

Zodra je werk op deze manier zichtbaar maakt, gebeuren er interessante dingen. Je ziet dat capaciteit niet optimaal wordt benut: hoogopgeleide professionals besteden tijd aan taken die niet op hun niveau liggen, terwijl complexere werkzaamheden onder druk staan. Volgens Maaike zit daar de kern van veel capaciteitsvraagstukken: “Als mensen structureel onder hun niveau werken, houd je minder tijd over voor het werk waar ze echt voor nodig zijn.” Dat inzicht helpt je om je teams anders in te richten, met de werkzaamheden als uitgangspunt: wat moet er gebeuren en wie kan dat het beste doen?

Om dat niveau van inzicht te krijgen, gebruikt CC zorgadviseurs een gestructureerde meetaanpak: de Multi Moment Opname (MMO) op hun meetplatform Flow Time. Daarbij wordt het werk op de afdeling gedurende volledige diensten gevolgd en vastgelegd. Elke activiteit wordt geregistreerd en gekoppeld aan een functieniveau, waardoor een objectief beeld ontstaat van hoe het werk daadwerkelijk verdeeld is.

Het voordeel van deze aanpak zit volgens Maaike in de eenvoud: “Je hoeft het niet te bedenken, je kijkt gewoon naar wat er gebeurt.” Juist daardoor wordt het gesprek met teams ook anders. Het gaat niet langer over meningen of aannames, maar over een werkelijkheid die iedereen herkent.

Een cruciale factor in deze aanpak is de uitvoering. Structureel en betrouwbaar inzicht vraagt om tijd, focus en consistentie. Juist daar ontstaat in veel zorgorganisaties een knelpunt. Metingen uitvoeren naast de dagelijkse zorg blijkt in de praktijk lastig vol te houden, waardoor dataverzameling versnipperd raakt of simpelweg niet van de grond komt.

Wie dit werk dan wél structureel kan dragen? Studenten! Binnen deze samenwerking haakte CC zorgadviseurs SUSA aan om hen in te zetten als observatoren op de werkvloer. Zij brengen een combinatie mee die in deze rol essentieel is: focus, nauwkeurigheid en het vermogen om volgens een vaste methodiek te werken. Deze studenten volgen in de regel een studie in het gezondheidszorg domein.
Studenten volgen zorgprofessionals, registreren werkzaamheden en bouwen zo een dataset op die groot en betrouwbaar genoeg is om patronen zichtbaar te maken.

Volgens Maaike Veenvliet zit de kracht precies in die combinatie van eigenschappen. “Ze brengen een soort vanzelfsprekendheid mee: ze begrijpen de opdracht, zijn nieuwsgierig en gaan gewoon aan de slag.” Juist die combinatie van nieuwsgierigheid en structuur maakt hen sterk in deze rol. Ze kijken met een frisse blik naar processen, zonder vast te zitten in bestaande werkwijzen, en werken tegelijkertijd nauwkeurig volgens de methodiek.

Dat zie je terug in de kwaliteit van de data. Doordat studenten zich volledig kunnen richten op deze taak en dit over een langere periode volhouden, ontstaat een dataset die consistent genoeg is om patronen te herkennen en onderbouwde keuzes te maken.

Door werk op deze manier inzichtelijk te maken, ontstaat er een stevige basis voor het maken van keuzes. Je ziet waar capaciteit niet optimaal wordt benut, welke taken anders verdeeld kunnen worden en hoe je teams beter kunt samenstellen. Ook ontstaat er meer ruimte om medewerkers flexibeler in te zetten tussen afdelingen, omdat duidelijker wordt waar hun toegevoegde waarde ligt. Maaike benadrukt dat dit proces niet alleen draait om analyse, maar juist om betrokkenheid: “Je wilt dat mensen zelf zien hoe het gaat, zodat ze ook ideeën krijgen over hoe het anders kan.” Dat zorgt voor eigenaarschap op de werkvloer en maakt verandering een stuk duurzamer.

Grip op werkdruk ontstaat wanneer je scherp hebt hoe werk, tijd en capaciteit zich tot elkaar verhouden. Door het werk op de vloer inzichtelijk te maken, ontstaat een stevige basis voor keuzes over teaminrichting, taakverdeling en inzet van capaciteit.

De aanpak van CC zorgadviseurs laat zien hoe je dit concreet maakt in de praktijk en hoe de inzet van studenten daarin een belangrijke rol speelt. Zo ontstaat een manier van werken die niet alleen inzicht geeft, maar ook helpt om daadwerkelijk beweging te creëren in je organisatie.