Hoe studenten met succes kunnen thuiswerken

Maar liefst 84% van de SUSA-studenten werkt nu vanuit huis bij opdrachtgevers zoals Greenchoice, Knab, ONVZ en Triodos Bank. En met succes. Hoe organiseer je dit? En wat zijn de ingrediënten om succesvol op afstand met studenten te werken? We vroegen het Poolmanagers Sjuul en Lozanne die verantwoordelijk zijn voor ruim 300 SUSA-studenten.

Virtuele sollicitatieprocedure

Het sollicitatieproces vindt bij SUSA al jaren online plaats. Zo worden sollicitatiegesprekken via Skype gevoerd. Alleen de voorstelronde van de geselecteerde kandidaten vindt normaal gesproken in groepsverband op kantoor bij de opdrachtgever plaats in groepen van maximaal 15 studenten. Deze zogenaamde kick-off vindt nu vaak via het web plaats. Om ervoor te zorgen dat er voldoende aandacht is voor de studenten, wordt de groep virtueel opgeknipt. Zo start de eerste groep met een presentatie over hun nieuwe bijbaan en de tweede groep met een groepsopdracht. Diverse spelelementen worden hieraan toegevoegd om interactie te bevorderen.

Inwerken en buddy’s op afstand

“Zeker aan het begin van de intelligente lockdown was het even wennen. Ook wij werkten ineens vanuit huis en moesten zaken anders organiseren voor onze studenten, opdrachtgevers maar ook voor onszelf”, geeft Sjuul aan. Je wilt het natuurlijk zo goed mogelijk regelen en faciliteren. Zo worden buddy’s ingezet die nieuwe studenten op afstand inwerken en vinden trainingen zoveel mogelijk digitaal plaats. “Samen met een van onze opdrachtgevers hebben we de training voor klantcontactmedewerkers, die daar 6 weken duurt, volledig gedigitaliseerd. Het was even een puzzel om dat neer te zetten, maar is een mooi resultaat dat zoiets kan. Ik verwacht dat de training ook in meer ‘normale’ omstandigheden digitaal blijft, dus die investering is het dubbel en dwars waard”, aldus Lozanne.

Extra persoonlijke aandacht

“Gemiddeld hebben wij zo’n 8 tot 10 contactmomenten per student per week. Dat klinkt veel, maar zorgt ervoor dat we die binding met studenten houden. Zeker aan het begin van de coronaperiode zagen we een verdubbeling in contactmomenten doordat opdrachtgevers logischerwijs veel wijzigingen hadden in hun personeelsaanvraag, maar studenten ook vragen hadden over de situatie en hoe daarmee om te gaan”, geeft Sjuul aan. “Ik vind het belangrijk om te weten hoe het met onze studenten gaat, niet alleen zakelijk maar ook op persoonlijk vlak. Er ontstaan superleuke gesprekken. Van hobby’s en verborgen talenten tot de extra flexibiliteit die ontstaat doordat je geen reistijd hebt. Sommigen rollen letterlijk uit bed naar hun werkplek.”

Nu studenten die thuiswerken geen reistijd meer hebben, biedt dat hen maar ook de opdrachtgever nog meer flexibiliteit.

Lozanne Pardoel

Poolmanager bij SUSA flexibel studentenwerk

Voorkom FOMO

Veel thuiswerkers hebben het gevoel dat ze dingen missen. Fear of missing out (FOMO) ligt op de loer. Regelmatige communicatie is daarom belangrijk. We adviseren onze opdrachtgevers om te beginnen met een dagstart waarin de doelen van de dag worden besproken. Tegelijk is het ook een moment om elkaar even te zien en te laten horen wat je bezighoudt. “Ook organiseren we regelmatig poolbijeenkomsten. Deze kan over werkgerelateerde zaken gaan maar ook een leuk uitje zijn, op afstand uiteraard”, zegt Lozanne lachend. “Laatst hebben we met de pool een online pubquiz gespeeld, supergezellig!”

Prestaties hoog

“Natuurlijk waren we benieuwd of de studenten thuis net zo goed presteren als op kantoor, maar hadden er alle vertrouwen in.” Onze opdrachtgevers geven aan dat er geen verschil in prestaties, thuis of op kantoor, is. De studenten werken in een afgesloten ruimte waardoor ze niet gestoord kunnen worden door huisgenoten en krijgen van hun opdrachtgever een thuiswerkkit om de werkzaamheden zo goed mogelijk uit te kunnen voeren. Op de KPI’s scoren de studenten goed. Opdrachtgevers bedenken allerlei manieren om hun medewerkers nog meer te challengen. “Zo stelt Louwman Customer Services iedere week een doel op voor de gehele organisatie. De top 3 beste presenterende medewerkers krijgt een eervolle vermelding. Dan ben je natuurlijk apetrots als je studenten je verheugd vertellen dat ze bij de top zitten”, vertelt Sjuul.

Flexibiliteit neemt toe

Thuiswerken brengt ook de nodige voordelen met zich mee. “Studenten zijn al flexibel doordat ze overdag, ’s avonds, in het weekend en in vakantieperiodes kunnen werken. Nu studenten die thuiswerken geen reistijd meer hebben, biedt dat hen maar ook de opdrachtgever nog meer flexibiliteit. Wel zo fijn in onvoorspelbare tijden waarin je personeel snel wil kunnen opschalen als dat nodig is en extra flexibiliteit noodzakelijk is.”

 

Meer weten over flexibel en hoogopgeleid talent voor jouw organisatie?

Deel deze blog